Les séminaires et team building éco-responsables ont le vent en poupe : mais de quoi s’agit-il exactement et à qui ses événements professionnels s’adressent-ils ?

Interview La Koncepterie

Passez au séminaire éco-responsable pour 2021 !

Les séminaires et team building éco-responsables ont le vent en poupe : mais de quoi s’agit-il exactement et à qui ses événements professionnels s’adressent-ils ? Pour le savoir, nous avons interrogé la Koncepterie (la fabriK à expériences engagées).

Un séminaire éco-responsable : c’est quoi ?

Si nous nous basons sur la définition du terme éco-responsable du Larousse : « qui cherche à intégrer des mesures de protection de l’environnement dans ses activités et ses principes, etc. », nous pourrions définir un événement éco-responsable comme un événement limitant ses déchets, ses émissions de pollutions, etc… et s’en tenir à cela.

Mais comme le soulignent Charlotte, Candice et Donatienne de la Koncepterie « La démarche est systémique. Par exemple, si l’on veut réduire son impact sur l’environnement, on peut choisir de collaborer avec un traiteur utilisant des produits bio, locaux et de saison. Or cela aura également un impact social [comme la] santé sur le long terme des participant.e.s, en plus de celle des sols, et économique via le recours à de petits producteurs locaux. »

La définition d’un événement éco-responsable est donc beaucoup plus large puisqu’il s’agit d’un événement repensé « dans le respect du vivant, de la planète et de ses habitant.e.s. Il privilégie des alternatives soutenables pour tendre vers l’exemplarité et la sobriété ».

Un événement digital est-il éco-responsable ?

Un événement éco-responsable s’inscrit dans une logique de développement durable. Mais derrière ce terme à la mode : quels événements peuvent être considérés comme éco-responsables ? Prenons le cas des événements à distance. Suite à la crise sanitaire, ces derniers connaissent une forte croissance. Mais pouvons-nous considérer les séminaires à distance comme des séminaires éco-responsables ?

Si nous nous en tenons au point de vue environnemental : « il y a certains bénéfices à privilégier l’organisation d’un événement digital :
L’événement virtuel ne produit pas les déchets liés à la communication ou à la restauration d’un événement physique. Il n’y a pas de déplacement : selon Thierry Leboucq, fondateur de Greenspector, si pour aller à un événement vous aviez fait 3,5 km en voiture ou plus, un webinaire a moins d’impact en termes de GES puisque, pour un webinaire de 90 minutes, c’est 1,44 kg d’équivalent CO2. »
Mais, comme le souligne le réseau éco événement (REEVE) dont la Koncepterie fait partie, « il y a cependant des impacts négatifs à prendre en compte : la consommation de ressources naturelles liée à la fabrication des outils numériques, la consommation énergétique – durant et post événement- l’accessibilité au numérique (certaines personnes peuvent avoir des difficultés avec ces outils), l’usage des données et la question des retombées économiques de l’événement (quels sont les bénéfices d’un format digital pour les acteurs d’un territoire?) »

Pas de panique, le réseau REEVE, a participé au Green Hacking de la Nantes Digital Week. De ce travail, sont issus les conseils suivants pour un événement éco-responsable à distance.

• « Bien calibrer l’événement
• Se doter d’une architecture numérique responsable
• Utiliser/acheter des matériels et logiciels responsables
• Communiquer sur les bonnes pratiques auprès des participant.e.s »

« Un volet « numérique responsable » sera bientôt ajouté au référentiel « événement éco-engagé » du Réseau, tant cela a modifié, en profondeur, notre manière de travailler. »

Tout comme Connexion Nature le souligne dans son article Donnez du sens à votre team building digital, la Koncepterie déclare que « le virtuel ne pourra jamais remplacer le réel sur de nombreux d’aspects, notamment la question d’expériences à vivre ensemble. »

Comment bien choisir son agence ou son partenaire pour organiser un séminaire éco-responsable ?

Organiser un événement éco-responsable, c’est d’abord bien s’entourer ! Alors comme la Koncepterie, il ne faut pas hésiter à dresser une liste de critères qui vous tiennent à cœur.

• « La localisation. Le local est notre idéal !
• Le projet de la structure : nous collaborons essentiellement avec des prestataires développant des activités favorisant la transition écologique et la justice sociale (inclusion, diversité, solidarité, préservation des ressources, etc…)
• L’implication ! L’envie de co-construire, d’échanger pour se challenger, de se remettre en question pour avancer. Il ne s’agit pas de faire parfaitement mais d’avoir une réelle envie de faire différemment.
• Et la connexion, au sens du partage de valeurs. Chacun a sa raison d’être, ses convictions, son engagement, mais au fond, on va tou.te.s dans la même direction, celle d’un monde plus désirable et responsable. »

Finalement, c’est à vous de dresser la liste des critères / aspects qui vous semblent importants pour sélectionner l’agence ou le partenaire idéal pour vous accompagner dans vos projets de séminaires éco-responsables.

Des outils existent pour vous aider. Parmi eux, la norme ISO 20121 apportant les grandes lignes de l’événementiel durable mais comme le souligne La Koncepterie, « pour une petite structure comme la nôtre, lancer une démarche ISO est très compliqué car elle demande beaucoup de temps et a un certain coût. » . Néanmoins, d’autres référentiels et labels (comme le REEVE le propose, en ayant simplement besoin d’adhérer pour la partie “évaluation”) existent mais comme la Koncepterie le rappelle très justement « des actions réalisées valent plus que des labels affichés ! »

Comment organiser son séminaire éco-responsable ?

Identifier les réticences pour apporter des réponses concrètes

Organiser un événement éco-responsable est possible quelque soit la taille de l’entreprise. Mais il existe encore des réticences à la réalisation de ce projet. En 2014, l’étude d’Événements 3.0 mettait en évidence deux freins principaux :

• Le budget pour 35% des participants à l’étude,
• Le manque d’information pour 34 %.

Si, depuis, le manque d’informations a largement été comblé par des entreprises comme la Koncepterie ou Connexion Nature, la question du budget reste perçue comme un frein à l’organisation d’un séminaire éco-responsable. A ce sujet, la Koncepterie souligne qu’ « un séminaire traditionnel avec des prestataires bio est généralement plus élevé en termes budgétaires. Mais qu’un séminaire responsable où l’on cherche à faire autrement peut tout à fait vous revenir moins cher. Par exemple, choisir de partir en séminaire pendant 3 jours au cœur de la forêt de Fontainebleau – plutôt qu’à Marrakech – peut-être une très bonne idée pour faire baisser son budget, tout autant (voire davantage) se ressourcer, et collaborer avec Connexion Nature. »

D’autres réticences peuvent être identifiées mais, une fois de plus, la Koncepterie souhaite lever des freins pour vous embarquer dans l’événementiel de demain.

• « La peur du changement
  Il est essentiel (indispensable) de changer ses pratiques. Le fait de le reporter rendra cette étape beaucoup plus difficile et douloureuse. On a tous peur des changements, c’est humain. […] Mais mettre la main à la pâte pour contribuer à la transition contribue à mieux connaître les peurs sous-jacentes – pour apporter des solutions – et aide à passer au-dessus de cette peur en étant dans l’action.
• La peur que la démarche ne plaise pas aux participant.e.s
  Les enjeux de développement durable sont connus de tou.te.s. Il y a une profonde attente citoyenne – incluant donc les participant.e.s de votre séminaire – quant à la transformation des entreprises. De plus, de nombreuses études mettent en avant la quête de sens des collaborateurs.rices, notamment des plus jeunes. Ne pas agir – et donc ne pas prendre cela en considération – constitue un risque que les collaborateurs.rices ne se sentent plus aligné.e.s en travaillant au sein de leur structure et se désengagent. Cette recherche de sens est donc à prendre en compte. A ce sujet, un des enjeux réside dans la communication autour de la démarche qui se doit d’être sincère. »

Définir ses besoins et son budget pour un séminaire éco-responsable réussi !

Une fois que les différentes réticences sont levées, il est temps d’organiser concrètement votre projet.
Tout d’abord, intéressons-nous aux bases d’une organisation réussie.

1. Définir les besoins : Comme pour un séminaire classique, pour que cela fonctionne et que le projet proposé soit le plus proche possible des attentes.
2. Définir un budget : Comme le souligne la Koncepterie, « Il y a 1001 initiatives que l’on peut proposer et cette information va nous aider à identifier la ou les bonne.s idées ! »
3. Dernier point, définir des délais d’organisation raisonnables pour construire l’événement. « L’impact de l’événement se joue aussi et surtout sur le timing. Le temps permet de co-construire, d’échanger, d’innover avec les parties prenantes. »

Séminaire éco-responsable : quels sont les bénéfices sur le long terme ?

Les bénéfices d’un événement éco-responsable pour l’entreprise sont multiples, en voici quelques-uns :

1. Entrer dans une démarche innovante et apprenante ! Cette expérience est une richesse sur laquelle capitaliser sur le long terme (par exemple, des contacts précieux d’une entreprise d’insertion à solliciter lors d’une prochaine occasion).
2. « Un séminaire est l’occasion de faire se rencontrer des organisations et des structures à impact positif. » Non seulement, cela permet de valoriser des acteurs engagés mais aussi de mener des actions concrètes en cohérence avec votre politique RSE.
3. « L’organisation d’un séminaire éco-responsable donne le pouvoir de faire connaître des initiatives positives, d’insuffler des bonnes pratiques, de faire vivre des expériences porteuses de sens et de créer des souvenirs communs. »
4. Cela permet de donner du sens à vos événements d’entreprise : « positifs pour l’entreprise et sa stratégie globale : sa marque employeur, son ancrage local, l’engagement de ses équipes, son image de marque, etc. »

La crise sanitaire aura-t-elle un impact sur le choix des clients ?

Suite à la crise sanitaire, le tourisme d’affaires a été particulièrement sinistré. Jane Lin dans son article Séminaire RSE : quel impact de la covid-19 sur le tourisme d’affaires ? met en évidence que 86 % des voyageurs d’affaires pensent que les politiques voyages des entreprises vont être modifiées à cause de la crise sanitaire. Les normes sanitaires et réglementaires obligent également le secteur à adopter de nouvelles règles et modes de fonctionnement. Cependant nous sommes certain.e.s que le secteur saura rebondir et proposer de nouvelles solutions toujours plus innovantes et éco-responsables.

Cependant et comme le soulignent les Koncoctrices, « la période actuelle ne doit pas nous faire oublier l’importance de répondre aux enjeux écologiques et sociaux de notre temps. La situation sanitaire a évolué, nous devons nous adapter et mettre en place de nouvelles solutions. »

En résumé, la COVID-19 n’a pas sonné le glas de l’événement professionnel mais elle est l’occasion d’accélérer les tendances éco-responsables, durables et environnementales, comme l’indique la Koncepterie.
« Le séminaire est un temps fort de l’entreprise visant à remercier, à fédérer, à ré-engager. La tendance du retour à l’essentiel – à la simplicité – et de la quête de sens est très présente aussi dans l’événementiel. Dans le cadre de l’organisation d’un séminaire, il se traduit par exemple par le retour à la nature, au bien-être, à la citoyenneté, à la solidarité et au local.
Le séminaire au vert a le vent en poupe depuis plusieurs années. Au programme : des activités sportives en plein air, des expériences originales – comme un stage de survie – et des moments de détente et de bien-être. Pour le lieu : direction l’insolite et le dépaysement ! Objectifs remplis en posant ses valises dans des écolodges, des gîtes, des cabanes.
Mêler événement et respect de l’environnement est une demande croissante ! Des activités comme se dépenser dans la Nature, pagayer, marcher en ramassant des déchets, découvrir le métier d’apiculteur.rice, cuisiner en équipe autour d’un challenge zéro déchet font partie intégrante des séminaires d’aujourd’hui. »

Qui est la Koncepterie ?

La Koncepterie, fondée en 2015 par Charlotte Jamet et Cécile Le Rumeur, est « la fabriK à expériences engagées ». Elle accompagne, conseille et Koncocte des opérations de communication événementielle, afin d’éveiller les consciences et de provoquer l’engagement pour un monde plus durable. Partenaire de Connexion Nature pour créer des séminaires et team building éco-responsables, cette agence apporte une expertise reconnue pour monter des événements plein de sens, en mettant l’humain et l’environnement au premier plan.

Julien – Fondateur Connexion Nature
Camille – Cheffe de projet